NEUARBEITEN https://www.neuarbeiten.de Ihre moderne Arbeitsplattform Tue, 12 Jun 2018 12:18:27 +0000 de-DE hourly 1 Office 2019 steht an https://www.neuarbeiten.de/blog/office-2019/ https://www.neuarbeiten.de/blog/office-2019/#respond Tue, 12 Jun 2018 12:16:05 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=25271 Der Beitrag Office 2019 steht an erschien zuerst auf NEUARBEITEN.

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Für die zweite Jahreshälfte 2018 ist ein großes Update von Office 2016 auf Office 2019 angekündigt. Das wäre an sich noch keine Besonderheit für die Weiterentwicklung eines Programmpakets, allerdings gibt es doch einige Veränderungen in den Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für die Nutzung sowie in der Installation dieser neuen Version.

Win10 ist Pflicht

Das neue Officepaket benötigt zwingend eine Win10 Umgebung. Gleichzeitig soll dieses Update auch für die Mac-Version verfügbar werden, hier wurden jedoch noch keine Angaben zur benötigten Systemumgebung gemacht.

Soweit keine große Herausforderung…für einen IT Betrieb eines größeren Unternehmens aber schon. Denn von einem solchen Schritt sind meist auch andere, auf der Infrastruktur betriebene, Anwendungen betroffen und ein Systemupdate muss immer strategisch geplant und ausreichend vorbereitet sein.

Noch bleibt zeitlicher Spielraum, denn Office 2016 erhält bis 2020 entsprechende Updates und Bugfixes (für extended Support-Kunden bis 2023). Bis dahin sollte man aber vorbereitet sein und rechtzeitig in die Konzeption und Planung der Umstellung einsteigen.

Maximale Supportdauer schrumpft von 10 auf 7 Jahre

Die Dauer des angebotenen Supports reduziert Microsoft auf 5 Jahre Mainstream Support + optional 2 Jahre extended Support. Somit sollte man sich ein paar Jahre früher mit dem nächsten Release beschäftigen.

OneNote 2016 wird (langsam) stillgelegt

Die Gerüchte haben sich bestätigt und Office 2019 wird ohne eine OneNote Desktop-Version ausgeliefert. Nachdem die bestehende OneNote 2016 Version nicht mehr maßgeblich weiterentwickelt wurde, hatten viele auf diesen Schritt spekuliert. Neben den Systemerfordernissen wohl die bislang wichtigste bekannte Veränderung aus Sicht des Arbeitsalltags, da direkt ein bekanntes Clientprogramm entfällt.

Entfällt?…nicht so ganz. Microsoft will hier durch diese Entscheidung die in Win10 integrierte OneNote-App etablieren, die zuletzt schon einige Updates erhalten hat. Damit ist sie (noch) nicht auf dem Stand der OneNote 2016 Desktop App…wird zukünftig aber wohl weiter ausgebaut werden.

Auf jeden Fall werden aber keine lokalen Notizbücher mehr möglich sein, sondern es muss eine Cloud-Speichermöglichkeit genutzt werden, die mit einem Office 365 Abo im Unternehmen vorhanden sein sollte.
Im Rahmen des bestehenden Supports bleibt die OneNote 2016 Installation noch bis mindestens 2020 aktuell und lauffähig. Es gibt also einen zeitlichen Handlungsspielraum.

Ist Panik angesagt? …Wir denken NEIN. Vorbereitung heißt das aktuelle Thema

Das Win10 Update-Szenario lässt sich im verfügbaren und inzwischen konkret beschriebenen Zeitrahmen durchaus gut planen und realisieren, womit Sie dann weiterhin auf der neuesten Version von Office arbeiten können.

Zum OneNote 2016 Thema sind die folgenden Fragen relevant…

  • Wie gehe ich mit Neuinstallationen / Hardware Software um?
  • Wie gehe ich mit bestehenden Clients mit installierter Software um?
  • Wie begleite und unterstütze ich die Anwender in beiden Szenarien?

Wenn Sie bei der einen oder anderen Frage unsicher sind, zögern Sie nicht auf uns zuzukommen. Wie immer, unterstützen wir unsere Kunden bei der Suche nach einem geeigneten Weg. Sprechen Sie uns an!

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20.06.2018 - 9:00 - 18:30

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European Collaboration Summit 2018 https://www.neuarbeiten.de/blog/collabsummit-2018/ https://www.neuarbeiten.de/blog/collabsummit-2018/#respond Wed, 06 Jun 2018 13:15:10 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=25242 Der Beitrag European Collaboration Summit 2018 erschien zuerst auf NEUARBEITEN.

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Nach einigen bisherigen Events in Zagreb ist der European Collaboration Summit 2018 nach Mainz gewechselt und wird auch im nächsten Jahr (3.-5. Juni 2019) wieder dort stattfinden. Nicht von Microsoft, sondern von einem sehr engagierten Team aus der Community organisiert, zeichnete sich bereits vorab ein gut besuchtes Event mit interessanten Sessions und einem vielversprechenden Speaker Lineup ab.

Daher fiel die Entscheidung leicht, frühzeitig die Tickets zu buchen und die 220km ins sonnige Mainz zurückzulegen.

Im direkten Fahrwasser der SPC2018 in Nordamerika (21.-23. Mai 2018) und dem dazugehörigen Virtual Sharepoint Summit hatten wir nicht unbedingt weitere große Neuigkeiten erwartet, sondern waren eher darauf aus, strategischen Input für die Weiterentwicklung der Office 365 Plattform zu bekommen und möglichst viele interessante Use Cases und kreative Orchestrierungsmöglichkeiten der Services von den Microsoft MVP´s (engl. Most Valuable Professional „Höchstgeschätzter Experte“) und Ausstellern als Denkanstöße für unsere Projekte mitzunehmen.

In den zwei Konferenztagen in der direkt im Zentrum am Rhein gelegenen Rheingoldhalle wurden unsere Erwartungen nicht enttäuscht. Verteilt auf über 100 Sessions konnten wir aus einem breiten Portfolio auswählen: Von eher entwicklerorientierten Sessions mit einigen Coding-Beispielen über konkrete Anwendungsszenarien bis hin zu strategischen Inhalten war also alles dabei.

Die Keynote startete im ausverkauften Auditorium mit Dan Holme (Director of Product Marketing / Microsoft), quasi direkt von der SPC18 nach Mainz gekommen, der noch einmal die neuesten funktionalen Updates der Office 365 Welt und die strategische Sicht von Microsoft auf die moderne Arbeitswelt sowie das Office 365 Portfolio vorstellte. Hier waren auch schon die ersten neuen AI-Features zu sehen, die z.B. den Bildinhalt eines eingestellten Bildes automatisch analysieren und den Alt-Text dann mit diesen relevanten Informationen füllen, was im Ergebnis zu besserer Zugänglichkeit und Durchsuchbarkeit der Informationen führt.

Danach verteilten wir uns auf die verschiedenen Sessions, von denen über die kompletten 2 Konferenztage jeweils 6-7 gleichzeitig stattfanden, um möglichst viel Input zu bekommen.

Nur einige der Inhalte, die bei mir hängen geblieben sind, waren:

  • Compliance und DSGVO / GDPR mit Office 365
  • Erstellung und wichtige Konzeptpunkte eines Q&A Bots mit dem Azure Bot Framework
  • SharePoint 2019 Server und hybride Szenarien von SharePoint Online und SharePoint Server
  • Neueste Funktionen und Roadmap für Microsoft Teams
  • Modernisierung und Migration von Classic SharePoint Teamsites zu Modern Teamsites
  • Erstellung und Nutzung von Azure Functions
  • Auswertung der Office 365 Nutzung mit Bordmitteln und cleveren Tricks für die Optimierung
  • Gestaltungs- und Designoptionen für Modern Views in Office 365

…und noch viele mehr.

In den Pausen war immer wieder Gelegenheit, sich die im Foyer verteilten Aussteller mit Ihren Angeboten anzuschauen und mit anderen Teilnehmern ins Gespräch zu kommen.

Aber auch die „nicht-technischen“ Sessions lieferten wertvollen Input. Mike Fitzmaurice stellte mit einem sehr guten Storytelling, eher puristischen Folien und unter Einbeziehung des Publikums sehr anschaulich dar, worauf es ankommt, wenn möglicherweise sehr komplexe organisatorische Prozesse funktional strukturiert und digital abgebildet werden sollen. Und zwar so, dass sie durch die einzelnen teilnehmenden Zielgruppen gut zugänglich und bei notwendigen Anpassungen gut wartbar bleiben…und letztendlich zu einem Erfolg für die Zusammenarbeit im Unternehmen werden.

Mittlerweile bin ich schon ein wenig Fan seiner Vortragsweise geworden.

Patrick Guimonet zeigte in einer der letzten Sessions der Konferenz sehr gut strukturiert die möglichen Anhaltspunkte auf, nach denen zunächst die Analyse und dann die Tool-Auswahl und Orchestrierung der Office 365 Werkzeuge im Kundenprojekt erfolgen. Oft fühlen sich diese von der Fülle der möglichen Anwendungen und Funktionen überfordert und man sollte sich daher behutsam aber bestimmt einer zum jeweiligen Kunden passenden Lösung annähern.

Dabei immer wieder wichtig, und der aus meiner Sicht auch relevanteste Erfolgsfaktor, ist das Onboarding und die fortlaufende Unterstützung der Nutzer, denn da kann selbst die beste Implementierung oder die schönste Oberfläche nicht viel beitragen.

Das ist etwas, das wir in unseren Neuarbeiten-Projekten auch immer wieder prominent platzieren und dem Kunden nahelegen…und was auch hier in den meisten Sessions angesprochen wurde.

Digitalisierungsprojekte sind nur zu etwa 20% ein technisches IT Projekt. Der weitaus größere Teil wird von nicht-technischen Themen und deren Erfolgsfaktoren bestimmt, zu denen eben auch die Kommunikations- und Onboardingstrategie in digitale Lösungen und Prozesse gehört.

Wie meist bei solchen Konferenzen steckt der wichtigste Input „zwischen den Zeilen“, in einem „Augenzwinkern“ in den Vorträgen von MVP´s und Mitglieder der Office 365 Produktteams oder dem spaßigen Hinweis, dass in diesem oder jenem Admin-Menü noch jede Menge Platz für „hypotetical“ noch hinzukommende Einstellungen und Funktionen ist.

Als Erkenntnis dürfen wir aber auch mitnehmen, dass wir mit dem Neuarbeiten-Ansatz und den damit verbundenen Grundsätzen sehr gut aufgestellt sind, um unsere Kunden in bewegten Zeiten erfolgreich zu beraten und voranzubringen. Denn neben dem technischen Wissen um die Möglichkeiten, setzen wir genau auf die oberhalb der technischen Vorgänge liegenden Faktoren für einen erfolgreichen Einstieg und die zukunftssichere Weiterführung von Digitalisierungsprojekten, die auch hier immer wieder zitiert wurden.

Nicht nur vor Ort, sondern auch medial erzeugte der #collabsummit Aufmerksamkeit. Die Übersicht dazu wurde von einem der Konferenzpartner natürlich mit Microsoft PowerBI aufbereitet.

Nach einer Ein-Mann-Show-Einlage von Fitz in der Closing-Session, ging völlig zu Recht ein großer Dank an das Kern-Team der Organisatoren, die dieses Community-Event mit viel Einsatz auf die Beine gestellt haben.

Neben einer Verlosung der Sponsoren gab es daher auch gleich die Ansage des nächsten ECS2019 …wieder in Mainz…mit besserem WLAN *Augenzwinker. Ich denke, wir werden wieder mit dabei sein.

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20.06.2018 - 9:00 - 18:30

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Listen und Spaltenformatierung in SharePoint https://www.neuarbeiten.de/blog/sharepoint-formatierung/ https://www.neuarbeiten.de/blog/sharepoint-formatierung/#respond Mon, 04 Jun 2018 09:33:39 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=25191 Der Beitrag Listen und Spaltenformatierung in SharePoint erschien zuerst auf NEUARBEITEN.

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Jeder, der sich schon etwas länger mit Datenstrukturen und Informationsarchitektur im SharePoint Umfeld beschäftigt hat, hat es sicher schon einmal verflucht. Die klassische SharePoint Darstellung ist zwar funktional und passt sich in gewissem Rahmen der Listenstruktur und den Spaltenformaten an, ist aber wenig intuitiv und nicht zu großen Feldabhängigkeiten oder Formularlogiken fähig. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zwei Möglichkeiten vorstellen wie Sie einzelnen Szenarien des Inhaltszugriffs gerecht werden können.

Listenformatierung in SharePoint mit PowerApps

Ein erster Fortschritt war hier bereits das Info-Panel, das mit der Einführung der modernen Listenansicht im SharePoint Einzug gehalten hat. Die übersichtliche Darstellung erlaubt eine bessere Bearbeitung der Eigenschaften eines oder mehrerer Listenelemente/Dokumente- sogar in einer mobilen Darstellung…allerdings ist immer noch keine einfache Anpassbarkeit möglich.

(Abbildung modern Listview mit offenem Info Panel)

Als nächsten (logischen) Schritt baut Microsoft die Funktionalitäten genau in diesem Punkt aus mit der Möglichkeit, Listenformulare per PowerApps anzupassen bzw. zu erweitern. Auf diesem Weg kann der Nutzer die …

  • Gestaltung / Ansichten / Formatierung
  • Regeln
  • Datenüberprüfung

…selbst in die Hand nehmen. Aktuell befindet sich dieses Update im Rollout und wird zuerst die First-Release Tenants erreichen.

Wir freuen uns über das schon lange herbeigesehnte Update, das endlich den Eingriff in die Gestaltung und etwas Logik für SharePoint-Listenformulare ermöglicht. Natürlich gehört hier schon einiges an PowerApps-Know How dazu, wobei dessen Aufbau aber nun deutlich einfacher sein sollte als die anderweitige Entwicklung, Rollout und Pflege von Custom-Formularlösungen. Weiterer Bonuspunkt: Sie können das erlangte PowerApps Wissen auch unabhängig von der Formularanpassung von SharePoint Listen für die Digitalisierung Ihrer Prozesse an anderer Stelle im Office 365 Universum weiterverwenden und ausbauen.

Spaltenformatierung in SharePoint

Was für die Gestaltung von SharePoint Listenformularen gilt, gilt auch für die Gestaltung der Spalten innerhalb einer SharePoint Liste. Die Flexibilität und Konfiguration der Spalten bietet alle Möglichkeiten, konfigurativ die gewünschte Informationsarchitektur mit deren Metadaten abzubilden. Bei der Gestaltung allerdings war bisher nur wenig Spielraum, außer man stützte sich auf selbst programmierte Views oder CSS für die Listendarstellung.

Mit der Einführung der „modern View“ gab es auch die Modernisierung für die Listendarstellung in SharePoint.
Damit verbesserte sich nicht nur die Benutzbarkeit und die mobile Darstellung, sondern es wurde auch die Möglichkeit hinzugefügt, jede Spalte mit einem JSON Snippet für die Formatierung der Darstellung zu erweitern. Für einen Entwickler ist es so nur eine Fingerübung, die Darstellung einer Information in einem Listenfeld anzupassen, egal wo in SharePoint und in welcher Liste die Spalte verwendet wird.

Die Möglichkeiten lassen sich hier von der reinen Visualisierung bis hin zur Implementierung von Interaktion (z.B. Start von Flows) beliebig erweitern.

Und Ja… hier verlassen wir den oft von Microsoft zitierten Bereich der No-Code-Solutions…und mir selbst liegt das Schreiben von zeilenweise Code auch wenig. Aber auch hier gibt es Hilfe. Eine einfache App im eigenen Tenant installiert …und auch für die Erstellung des JSON-Snippets kann man schon mit reiner Konfiguration einiges selbst auf die Beine stellen. Hier ist mir der „Column-Formatter“ aufgefallen, der das einfach möglich macht.

Damit lässt sich z.B. auch ein Projektbudget-Status in einer berechneten Listenspalte eines Projektregisters als schickes Kreisdiagramm darstellen. Sehr viel aussagekräftiger als eine sicher richtige, aber einfach nur ausgeschrieben Zahl.

Es ist eine, wie ich finde, sehr coole und einfache Möglichkeit, aus den Daten in SharePoint mehr zu machen und die Nutzer mit einem positiven Erlebnis schon aus Bordmitteln versorgen zu können. Aber auch hier gilt es, das notwendige Fingerspitzengefühl für die Darstellung und die Sinnhaftigkeit der Informationsaufbereitung für den jeweiligen Arbeitsprozess zu wahren. Denn viel hilft hier nicht immer viel.

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20.06.2018 - 9:00 - 18:30

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Effizienz schafft Freiraum für Innovation https://www.neuarbeiten.de/blog/effizienz/ https://www.neuarbeiten.de/blog/effizienz/#respond Tue, 22 May 2018 08:50:54 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=25169 Der Beitrag Effizienz schafft Freiraum für Innovation erschien zuerst auf NEUARBEITEN.

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Oft denken wir bei Digitalisierung an Prozesse. Prozesse, welche Arbeitsschritte automatisieren und Prozessketten effizienter gestalten. Doch es gibt etwas, was einem Unternehmen einen mindestens ebenso großen Vorteil bieten kann.

Die Digitalisierung der unternehmensinternen Kommunikation und Zusammenarbeit

Es geht um schnelle Kommunikation, Verfügbarkeit von Wissen und Auffindbares Wissen. Was sich so trivial anhört ist in der Praxis sehr schwierig. Wir kommunizieren auf unterschiedlichsten Kanälen. Mitunter haben einzelne Abteilungen eigene Präferenzen und Kommunikationskanäle. Nicht alle Informationen sind für alle, aber es wird nicht selektiert, es wird alles verschlossen. So entstehen Wissensansammlungen an unterschiedlichsten stellen und wenn wir das Wissen benötigen, dann finden wir es zumeist gar nicht und suchen eine/n Kollegen/in, die helfen kann (und will).

Die Schwierigkeiten des Wissensfindens liegen dabei nicht nur in den unterschiedlichen Ablageorten, sondern auch in unterschiedlichen Dateinamen, inkl. Versionierung-Zusätzen (v12, v13, final, final v1 usw.) bei denen wir gar nicht mehr nachvollziehen können was sich geändert hat, und vor allem welche die aktuelle Version ist und verwendet werden darf.

All das führt zu Verunsicherung und dazu, dass wir unsere Zeit mit persönlicher Recherche oder gar der Bearbeitung längst gelöster Themen verwenden.

Wie kann die Arbeitszeit besser und sinnvoller verwendet werden?

Zunächst einmal können in der Zeit wichtige, weitere Aufgaben gelöst und bearbeitet werden. Weiterhin kann diese Zeit für Kreativität und Innovationen genutzt werden. Statt ein gleiches Problem wieder und wieder lösen zu müssen, sollte doch die Lösung weiterentwickelt werden.Deutsche Social Collaboration Studie 2018

Was wir von Neuarbeiten schon immer gefühlt und wahrgenommen haben, hat die aktuelle Deutsche Social Collaboration Studie 2018 in Zahlen gefasst.

Mit dem digitalen Reifegrad steigt die Innovationsfähigkeit und Effizienz eines Unternehmens bis zu ca. 30%. Warum ist das so? Zum einen durch die klar definierten Kommunikationsstrukturen und individuell verwendeten Kommunikations-Tools welche sich an den übersendeten Informationen orientieren, z.B. Chat; Videotelefonie, Mail, Projekträume usw. Wir arbeiten gemeinsam in nur einem Dokument, welches sich automatisch versioniert, es gibt nur einen dokumentierten Wissensstand und vorkonfigurierte Zugriffsrechte für Ablageorte, Projekträume usw.

Hierdurch wird im Ergebnis das Metawissen der Mitarbeiter gefördert. Durch soziale Kommunikationskanäle bekommen die Mitarbeiter mehr vom Geschehen mit, insbesondere Informationen, welche ihre eigene Arbeit beeinflussen können.

Das persönliche Netzwerk der Mitarbeiter erweitert sich gem. der Deutschen Social Collaboration Studie 2018 um bis zu 74%. Das fördert Wissen, Verständnis und Innovationen, da diese sehr zielgerichtet und wirksam für das Unternehmen entstehen. Die Identifikation mit dem Unternehmen wird nebenbei positiv gestärkt.

Die Digitalisierung der internen Kommunikation bedeutet also sich Innovativ und zukunftssicher aufzustellen, in das eigene Geschäftsmodell zu investieren. „Neuarbeiten“ bedeutet dieses Potential im Unternehmen aufzuzeigen und gemeinsam und unternehmensindividuell zu implementieren und zu unterstützen. Alles, was Sie dafür brauchen, ist eine auf Ihre Ziele zugeschnittene Digitalstrategie. Und natürlich richtig gute Werkzeuge. Mit den etablierten Produktlösungen aus Office 365 und der Unterstützung Ihrer individuellen Strategie, profitiert jeder Einzelne und somit in Summe vor allem das gesamte Unternehmen.

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20.06.2018 - 9:00 - 18:30

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Agile Intranets mit SharePoint HUB Sites https://www.neuarbeiten.de/blog/sharepoint-hub-sites/ https://www.neuarbeiten.de/blog/sharepoint-hub-sites/#respond Tue, 15 May 2018 11:20:50 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=25145 Der Beitrag Agile Intranets mit SharePoint HUB Sites erschien zuerst auf NEUARBEITEN.

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Microsoft legt ordentlich Tempo vor, was die Einführung und Weiterentwicklung von Anwendungen und Funktionen für das Office 365 Universum angeht. Auch wir vom Neuarbeiten-Team beschäftigen uns regelmäßig mit den aktuellen und angekündigten Neuerungen, um unsere Kunden passend zu ihren Anforderungen und Prozessen beraten zu können.

In den kommenden Wochen geben wir eine Übersicht der zuletzt ausgerollten bzw. kurz bevorstehenden Updates und der aus unserer Sicht relevantesten Entwicklungen für den modernen Arbeitsplatz mit Office 365.

Was sind SharePoint HUB Sites?

Anfang Mai wurde der vollständige weltweite Rollout der SharePoint HUB Sites abgeschlossen. Anders als die zuvor auf die Inhalts-Veröffentlichung ausgerichteten Communication Sites oder auf die Zusammenarbeit ausgerichteten Team Sites, zielen die HUB Sites auf die organisatorische und strukturelle Komponente der Intranet Landschaft.

Damit erweitert Microsoft die Möglichkeiten der Gliederung eines SharePoint Intranets mit eigenen Bordmitteln und bietet ein praktisches Mittel eng verwandte Sites dynamisch zu organisieren, ähnliche Projekte zusammenzuführen, verwandte Assets zu verknüpfen und gemeinsame Aktivitäten präsentieren zu können.

SharePoint Hub Sites

SharePoint HUB Sites stellen dabei für einen Intranetbereich die folgenden Services zur Verfügung:

  • Einheitliche Navigation
  • Zusammenfassung und Aggregation der Aktivitäten und News
  • Suche in den Inhalten der zugeordneten SharePoint Sites
  • Einheitliche Darstellung und Design

Flexible Organisationsentwicklung mit SharePoint HUB Sites

Die eigentliche Power von SharePoint HUB Sites liegt nach unserer Meinung darin, dass es dadurch einfach möglich wird, sich von einer eher statischen hierarchischen Intranet Struktur zu entfernen hin zu einer agilen, sich verändernde Organisation oder bereits viele vorhandene unabhängige Inhaltsbereiche zu ordnen. Ob man das vollständig oder in einer Mischung aus beiden Strukturformen tun möchte, kann man individuell für jedes Unternehmen oder jeden Unternehmensbereich entscheiden.

Da für jede moderne SharePoint Site frei definierbar ist, welcher HUB Site sie zugeordnet werden soll, ist ein organisatorischer Umbau des Intranets mit ein paar Klicks schnell erledigt, wenn z.B. Themen oder Abteilungen in andere Organisations- oder Zuständigkeitsbereiche wechseln.

Wichtiger Punkt hierbei ist aber bei aller Agilität auch, dass man seine Berechtigungsstruktur beherrscht, da diese für die HUB Sites und die zugeordneten SharePoint Sites weiterhin individuell bestehen und definiert werden können. Geschulte Site-Owner sind hier vonnöten und ein wichtiger Verantwortungsträger im jeweiligen lokalen Bereich.

Für die Administratoren wird es bei dieser verteilten Verantwortlichkeit immer schwieriger, den Überblick über eine Vielzahl von Inhaltsbereichen zu behalten und darin zusätzlich noch die Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien zu überwachen. Aus diesem Grund empfehlen wir für große, komplexe Organisationen die professionelle Abbildung und Monitoring von Berichtigungsstrukturen und Sicherheitsvorgaben aller SharePoint Inhalte mithilfe der B-S-S SharePoint Security Solution. So können Sie eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen und sicher sein, dass vertrauliche SharePoint Daten und Dokumente durch die notwendige Sicherheit geschützt sind.

Fazit

Agieren Sie nicht mit der Brechstange und stürzen sich sofort auf das neue Feature. Überlegen Sie in Ruhe, wägen Sie die Chancen ab und beurteilen Sie ihren IST-Stand in der Intranet Struktur um dann zu entscheiden, wo und in welchen Bereichen der Zusammenarbeit die Veränderung mit HUB Sites für ihr Intranet ein Fortschritt ist oder wo sie neue Bereiche im neuen Format entstehen lassen.

Entscheidend, wie bei allen Veränderungen im Zusammenarbeitsbereich, wird nicht die technische Umstellung sein, sondern wie Sie es schaffen, Ihre Nutzer vom Mehrwert in diesem Schritt zu überzeugen, mitzunehmen und bei aufkommenden Fragen zu unterstützen.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie Unterstützung brauchen. Wir helfen Ihnen:

  • Ihre Nutzer und deren Arbeitsweisen zu verstehen
  • Die passenden digitalen Arbeitsräume zu konzipieren
  • Schrittweise umzusetzen und den Fortschritt kontinuierlich zu messen
  • Eingefahrene Arbeitsweisen zu ändern und Ihre Mitarbeiter aktiv zu coachen

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20.06.2018 - 9:00 - 18:30

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Das war mein Sharepoint Saturday Northern Germany 2018 https://www.neuarbeiten.de/blog/sharepoint-saturday-2018/ https://www.neuarbeiten.de/blog/sharepoint-saturday-2018/#respond Tue, 06 Mar 2018 08:27:18 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=25122 Vom ersten Sharepoint Saturday in Bremen gibt es viel zu berichten. Microsoft Graph, News vom SharePoint Engineering Team und Best Practices für Office 365 Groups sowie Azure Security  – ich habe Ihnen mit meinem Blog-Beitrag da mal was vorbereitet. Here we go:  Microsoft-Graph: Nie gehört? Dann wird es Zeit! Besonders interessant fand ich auf dem […]

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Vom ersten Sharepoint Saturday in Bremen gibt es viel zu berichten. Microsoft Graph, News vom SharePoint Engineering Team und Best Practices für Office 365 Groups sowie Azure Security  – ich habe Ihnen mit meinem Blog-Beitrag da mal was vorbereitet. Here we go: 

Microsoft-Graph: Nie gehört? Dann wird es Zeit!

Besonders interessant fand ich auf dem Sharepoint Saturday die Neuigkeiten rund um Microsoft Graph. Wenn Sie die Plattform noch nicht kennen, hier eine kurze Erklärung: Bei Microsoft Graph handelt sich um eine Technologie, die innerhalb der kompletten Cloud-Infrastruktur von Microsoft aktiv ist. Sie dient dazu, jegliche Arten von Informationen sinnvoll in einem Netzwerk zu verknüpfen.

Bild: Dieses Diagramm soll Ihnen einen kleinen Eindruck vermittelt, welche Ressourcen der Microsoft Graph miteinander verknüpft.

Egal, woher die Informationen in der Cloud kommen, ob SharePoint Online, Azure AD, Microsoft Teams, Exchange Online, Skype 4 Business oder Microsoft Intune – um nur einige wenige Beispiele zu nennen –, alles wird über Microsoft Graph verknüpft. „Warum sollte mich das interessieren“, denken Sie jetzt vielleicht. Nun, ganz einfach: Weil Microsoft-Graph fortan DIE API-Schnittstelle für alle neuen Entwicklungen des Anbieters sein wird. Es ist also zentral für die zukünftige Nutzung der gesamten Microsoft-Cloud.

Aktuell wird für jeden Service in Office 365 jeweils noch eine andere Art von Programmierschnittstelle verwendet. Microsoft wird mit der Graph-API also künftig eine API bieten, mit der man direkt auf alle Daten in der Cloud zugreifen kann. Ein zusätzlicher Vorteil dieser Vereinheitlichung ist, dass alle Daten über den „Graphen“ verknüpft sind und dadurch mehr Informationen innerhalb einer Anfrage an die genutzte Applikation zurückgegeben werden können.

Natürlich sind dabei Sicherheits-Informationen hinterlegt. Der jeweilige Anwender bekommt also immer nur die Daten, für die er auch über Freigaben verfügt.

Ein nützliches Tool in diesem Zusammenhang ist der Graph Explorer. Mit ihm kann man sich die Daten im Graph anschauen und zudem auch eine JSON – Objektnotation in JavaScript – generieren lassen. Das kompakte Datenformat hilft dabei, die Response zu überprüfen und zu schauen, ob die erstellte Anfrage funktioniert hat. 

Plausch mit dem Sharepoint Engineering Team

Ein weiteres Highlight war für mich die Runde mit dem Entwickler aus dem SharePoint Engineering Team. Hier wurde erklärt, warum es zwischen Office 365 und SharePoint On-Premises große Unterschiede gibt. So dauert ein Release für eine On-Premises-Version länger als für Office 365. Der Grundtenor war dann auch der, dass sich dies in nächster Zeit nicht ändern wird.

Dafür wird es im Lauf dieses Jahres ein Preview-Version von SharePoint 2019 und Ende 2018 sogar bereits die Release-Fassung geben. Zu diesem Thema halten wir Sie natürlich weiterhin auf dem Laufenden.

Eine weitere wichtige Info auf der Bremer Veranstaltung war, dass das Microsoft Development Network (MSDN) fortan nicht mehr gepflegt wird. Doch bevor Sie jetzt die Hände über dem Kopf zusammenschlagen: Das ist nicht weiter tragisch, denn der Entwickler bietet mit seiner neue Plattform Microsoft Docs adäquaten Ersatz. 

Best Practices für Office 365 Groups und Azure Security

Von der Office 365 Groups Session konnte ich einen Workflow über die Einrichtung von Office 365 Groups mitnehmen. Die Vorteile: Konfigurationen können direkt vorgenommen werden und es wird eine Definition erstellt, welche Anwender Gruppen anlegen dürfen. Im Normalfall ist das recht offen gehalten und es kann manchmal ein regelrechter Wildwuchs an Gruppen entstehen. Da erspart dieser Workflow so manchen Ärger.

Auch die Azure Security Session war äußerst spannend. Hier wurde anschaulich demonstriert, wie wichtig es ist, die Microsoft-Empfehlungen einzuhalten, um Datenverluste in der Azure Cloud zu vermeiden. Die Mobilgeräteverwaltung über Intune oder Multi-Faktor-Authentifizierung spielten dabei eine große Rolle. 

SharePoint Saturday – eine Empfehlung?

Wer sich mit der Materie auskennt oder tiefere Einblicke in Cloud-Dienste und deren Zusammenhänge sucht, dem kann ich ein Event wie den SharePoint Saturday nur ans Herz legen. Die Veranstaltung bietet nämlich nicht nur viele relevante, aktuelle und spannende Inhalte, sie ist zudem kostenlos. Vielleicht sehen wir uns ja beim nächsten Mal.

Das Team der B-S-S besucht regelmäßig Veranstaltungen wie den SharePoint Saturday in Bremen. Denn wir sind ständig auf der Suche nach neuen Entwicklungen, Methoden und Technologien, die die Arbeit unserer Kunden erleichtern. Haben Sie Fragen oder Anregungen, dann lassen Sie mir gern einen Kommentar da.

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Lagom – oder weshalb Sie Citizen Development nicht unterschätzen sollten https://www.neuarbeiten.de/blog/lagom/ https://www.neuarbeiten.de/blog/lagom/#respond Thu, 15 Feb 2018 08:29:10 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=25112 Die Arbeitswelt entwickelt sich mit Office 365 ständig weiter. Immer wieder neue Möglichkeiten und Funktionen eröffnen sich durch die einzelnen Tools der Plattform. Damit entstehen auch immer wieder Varianten, um sie für unsere Kunden neu, effektiv und individuell zu orchestrieren. Es ist für unser Neuarbeiten-Team daher besonders wichtig, sich auf dem Laufenden zu halten. Es […]

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Lagom

Die Arbeitswelt entwickelt sich mit Office 365 ständig weiter. Immer wieder neue Möglichkeiten und Funktionen eröffnen sich durch die einzelnen Tools der Plattform. Damit entstehen auch immer wieder Varianten, um sie für unsere Kunden neu, effektiv und individuell zu orchestrieren. Es ist für unser Neuarbeiten-Team daher besonders wichtig, sich auf dem Laufenden zu halten. Es erweitert permanent seinen Horizont und denkt bei unseren Projekten stets voraus.

Dem Citizen Development auf der Spur

Wir haben diesen Januar natürlich die Chance ergriffen, den SharePoint Saturday Northern Germany in Bremen zu besuchen. Hier gab es erwartungsgemäß wieder viel neues zu lernen und Gelegenheiten, sich mit Microsoft-MVPs (Most Valuable Professionals) und anderen Cracks aus der Branche auszutauschen.

Die Keynote „Amateur Development is Not for Amateurs“ von Mike Fitzmaurice (Nintex) verdeutlichte mit sonorer Stimme vorgetragen (hören Sie mal in den Podcast rein), was unter dem Begriff des Citizen Development zu verstehen ist. Und: Welche pragmatische, sogenannte „lagom-Grundhaltung“ (Begriffserklärung weiter unten) innerhalb der neuen Arbeitswelt es dafür braucht.

Aus meiner Sicht ein sehr lohnender Ansatz. Denn „Fitz“ bringt damit etwas auf den Punkt, was sich in vielen Digitalisierungsprojekten oft unbewusst wiederfindet – nur dass es eben bisher selten so konkret beschrieben oder detailliert erläutert wurde.

Welche Art von User sind nun also Citizen Developer:

  • solche, die keine hauptberuflichen Entwickler sind,
  • die Probleme engagiert und motiviert in ihrem Arbeitsumfeld lösen wollen,
  • deren Lösungen im fachlichen Sinn nicht perfekt, aber funktional und für die Herausforderungen ausreichend (lagom) sind.

Und wie nutzt man das?

Es ist in der Realität nun einmal oft so, dass für eine interne IT-Abteilung immer die Projekte Priorität haben, die große Auswirkungen auf viele Nutzer besitzen. Nur selten werden dagegen Kapazitäten für kleine Problemlösungen innerhalb spezifischer Prozesse freigegeben, die nur für kleinere Usergruppen relevant sind.

Citizen Development

Abb. 1: Diese Kurve zeigt, wie sich IT-Profis und Laienentwickler bei Problemlösungen kongenial ergänzen können.

Genau hier liegt das Potenzial des wachsenden Citizen Development: nämlich es als Unternehmen – und IT-Abteilung – zu erkennen und zu fördern. Dadurch lassen sich – die nötige Bereitschaft natürlich vorausgesetzt – Kapazitäten gewinnbringend erschließen. Es entstehen dabei viele kleine und funktionale Lösungen. Diese docken wie Legosteine an komplexere Systeme oder Schnittstellen an, können weitergegeben oder zu anderen Lösungen zusammengesetzt werden.

lagom kommt aus dem Schwedischen. Für das Wort gibt es keine direkte Übersetzung. Es bedeutet so viel wie „gerade richtig“, eben nicht zu viel und nicht zu wenig.

Lagom – Eine Analogie

Zur Frage, was man sich denn unter lagom hier nun genau vorzustellen haben, brachte Mike Fitzmaurice in seinem Vortrag eine kleine Analogie ins Spiel. Man stelle sich dazu ein Architekturmodell eines Gebäudes vor. Dieses kann auf zwei Arten hergestellt werden:

  1. Detailgetreu und teuer, von einem Architektenbüro erstellt. Das Ergebnis ist perfekt.
  2. Mit etwas Geschick und einem Lego-Bausatz selbst zusammengebastelt. Das Ergebnis ist alles andere als perfekt, aber es funktioniert – eben lagom.

Es braucht einen Wandel in der Wahrnehmung und Akzeptanz solcher lagom „Citizen Develoment“-Lösungen“. Dadurch könnte die ihrem Ruf nach eher introvertierte IT-Abteilung sich als Coach und Förderer der „Laienentwickler“ positionieren. Sobald dies geschieht, profitieren beide Seiten und am Ende natürlich das gesamte Unternehmen davon.

Damit beim Citizen Development – wie auch bei der digitalen Zusammenarbeit – keine Schatten-IT entsteht, gibt es die entsprechenden Werkzeuge natürlich auch in der „Office 365“-Welt. Gute Beispiele sind hier Flow und Powerapps. Die beiden ermöglichen es auf einfachem Weg, mit etwas technischem Verständnis und ohne große Programmierkünste Lösungen für kommende Herausforderungen zu schaffen. Lösungen, die völlig ausreichend, also lagom sind.

Abb. 2: Einfach wie Lego: Citizen Development findet oft pragmatische Lösungen, die funktionieren.

Über Schnittstellen und Konnektoren können diese „Lego“-Bausteine dann problemlos an externe Dienste oder komplexe interne Systeme angedockt werden. So entstehen funktionierende Prozesse, um Informationen weiterzugeben und vielseitig nutzbar zu machen.

Hören Sie gut zu

Mein Rat: Finden Sie die Citizen Developer im Unternehmen und hören Sie ihnen zu. Fördern und betreuen Sie sie, stellen Sie ihnen die notwendigen Werkzeuge bereit und holen Sie sie so in Ihr Team. Sonst werden sie vielleicht künftig eigene Wege gehen und sich neue Tools und Partner suchen …

Ich hoffe, ich konnte Sie mit meinem kleinen Exkurs in das Reich der Citizen Developer und des lagom ein wenig für dieses Thema sensibilisieren. Wir bei NEUARBEITEN halten immer die Augen offen nach spannenden Entwicklungen in der Arbeitswelt und stellen Ihnen diese in unserem Blog vor. Haben Sie Fragen und Anregungen, dann lassen Sie mir gern einen Kommentar da.

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Homeoffice: Ja! Nein? Vielleicht!? https://www.neuarbeiten.de/blog/homeoffice/ https://www.neuarbeiten.de/blog/homeoffice/#respond Wed, 13 Dec 2017 13:09:16 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=25078 Der Beitrag Homeoffice: Ja! Nein? Vielleicht!? erschien zuerst auf NEUARBEITEN.

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Titelbild zum Thema "Homeoffice: Ja. Nein? Vielleicht?"

In Deutschland existiert das Homeoffice bisher eher in der Theorie als in der Praxis: Immerhin 40 Prozent aller Arbeitnehmer führen eine Beschäftigung aus, der sie auch problemlos von zuhause aus nachgehen könnten. Jedoch nur 12 Prozent davon arbeiten tatsächlich oder zumindest gelegentlich im Homeoffice. Diese Zahl liegt deutlich unter dem Durchschnitt in Westeuropa. Als Ursache werden hier zumeist die Arbeitgeber genannt, die oft Angst vor Kontrollverlust hätten und zu wenig Vertrauen in ihre Mitarbeiter setzten.

In kleineren Betrieben mit bis zu 20 Mitarbeitern wird übrigens deutlich häufiger die Möglichkeit zum Homeoffice angeboten als in mittelständischen oder großen Firmen. Das liegt wahrscheinlich daran, dass in einem kleinen Unternehmen die Leistungen und Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter besser kontrolliert werden können.

Die Abkehr vom Homeoffice in den USA

In Deutschland hat sich das Homeoffice noch nicht einmal richtig durchgesetzt, da wenden sich Unternehmen in den USA bereits wieder davon ab. Aktuelles Beispiel: das IT- und Beratungsunternehmen IBM. Die komplette Marketingabteilung mit über 2.000 Mitarbeitern wurde hier in die Büros zurückbeordert. Zur Begründung verwies man unter anderem auf eine Studie der Harvard University, nach der die direkte Kommunikation unter Kollegen mehr innovative Ideen hervorbringe.

Auch bei Yahoo wurde die Möglichkeit der Heimarbeit vor einigen Jahren von der damaligen CEO Marissa Mayer wieder abgeschafft. Kurz danach stürzte das Unternehmen ab. Reiner Zufall, oder besteht da ein Zusammenhang?

Heimarbeit ist nicht gleich Heimarbeit

An dieser Stelle sollen kurz die verschiedenen Auffassungen von der Arbeit-von-zuhause betrachtet werden. In den USA gibt es eigentlich nur ein „Entweder … oder“. Entweder die Arbeitnehmer sitzen alle gemeinsam in einem Büro oder man einigt sich einheitlich auf das Homeoffice. Fortan wird dann nur noch von zuhause aus gearbeitet. Im Fall der Heimarbeit spart das Unternehmen so die Kosten für einen zusätzlich bereitgehaltenen Arbeitsplatz.

In unseren Augen ist das jedoch der falsche Ansatz. Der Fokus sollte nicht auf der Kostenersparnis des Arbeitgebers liegen, sondern auf dem Wohlbefinden der Mitarbeiter. Sie sind schließlich das wertvollste Gut jedes Unternehmens. Homeoffice sollte in diesem Zusammenhang eher eine Option als eine Pflicht sein. Denn es verschafft einem Unternehmen die nötige zeitgemäße Flexibilität.

Die Möglichkeiten des Homeoffice sind dabei längst nicht nur auf das Arbeiten in den eigenen vier Wänden beschränkt. Es sollte eher als eine Reihe von Alternativen zum Arbeiten im Büro angesehen werden: im Zug, beim Kunden, im Park, im Café oder wo auch immer sich der Arbeitnehmer wohl und produktiv fühlt. Das Stichwort lautet hier „Neuarbeiten“.

Mehr Flexibilität, Zufriedenheit und Produktivität

Homeoffice bietet Mitarbeitern vor allem eines: Flexibilität. Wer zum Beispiel nicht jeden Tag – wie über 50 Prozent aller Deutschen – erst zur Arbeit pendeln muss, der kann früher die ersten Mails lesen und beantworten. Außerdem können die Kinder in Ruhe zur Schule gebracht und wieder abgeholt werden. Je nach Arbeitspensum ist sogar auch mal ein kurzer Powernap nach dem Mittagessen möglich. Alles Dinge, die ohne Homeoffice nicht denkbar sind.

Die gewonnene Flexibilität führt fast unweigerlich zu einer höheren Zufriedenheit bei den Arbeitnehmern und lässt sie gleichzeitig auch produktiver werden. Für Routinearbeiten kann das durch Nicholas Bloom von der Stanford Universität bestätigt werden. Seine Probanden gaben an, durch das Homeoffice im Schnitt 13 Prozent effektiver arbeiten zu können.

Eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter kann auch das Erscheinungsbild eines Unternehmens verbessern. Glückliche Kollegen sind meist deutlich loyaler und tragen das auch nach außen. Dadurch wird das Unternehmen attraktiver für neue Bewerber – ein entscheidender Faktor in Zeiten, da Fachkräfte händeringend gesucht werden. Erkennbar ist also, dass Homeoffice und flexible Arbeitszeiten deutliche größere Auswirkungen auf das Unternehmen haben als zunächst zu vermuten wäre.

Die richtige Einstellung zum Homeoffice

Arbeiten von zu Hause bringt den Mitarbeitern zwar mehr Freiraum, erfordert aber auch mehr Flexibilität vom Arbeitgeber. Außerdem müssen Vorgesetzte den eigenen Mitarbeitern deutlich mehr Vertrauen entgegenbringen und einen Teil ihrer Kontrolle abgeben. Nur so kann die Option Homeoffice überhaupt gelingen. Kritiker mögen darauf beharren, dass es überhaupt nicht funktionieren könne, wenn Mitarbeiter nicht im Büro sitzen würden. Die würden doch dann gar nicht richtig arbeiten. Hier braucht man jedoch nur einmal an Vertriebsmitarbeiter zu denken: Sie sind mehr oder weniger ständig unterwegs, sitzen kaum im Büro und machen trotzdem ihren Job.

Selbstverständlich müssen aber auch für die Heimarbeit gewisse Vereinbarungen getroffen und Regelungen gewahrt werden. Die Einhaltung der Arbeitszeit, die Erreichbarkeit der Mitarbeiter, der Unfall- und Datenschutz sowie Präsenzzeiten im Büro: Klar definierte Regeln zu diesen und anderen Fragen sorgen für einen stabilen Rahmen. So entsteht durch das Homeoffice für beide Seiten – Arbeitgeber und -nehmer – eine Win-win-Situation.

Auch die Technik muss stimmen

Um das Homeoffice ganz praktisch umsetzen zu können, braucht es eine geeignete technische Ausstattung und Infrastruktur. Dazu gehören natürlich ein ordentlicher Schreibtisch, ein Laptop und eine Internetverbindung. Noch viel wichtiger ist allerdings eine Arbeitsplattform, mit der Mitarbeiter von überall und jederzeit auf notwendige Dokumente zugreifen und mit Kollegen kommunizieren können. In unserem Unternehmen setzen wir deshalb auf Office 365, mit Tools wie SharePoint, OneDrive und Skype for Business.

Und so funktioniert es

Beim Thema Homeoffice gibt es kein Schwarz oder Weiß, kein Ganz-oder-gar-nicht. Wirklich effektiv ist es nur als Option für die Arbeitnehmer, die bei Bedarf in Anspruch genommen werden kann. Ein solches hybrides System aus festem Büroplatz und der Möglichkeit zur Heimarbeit kann für eine höhere Zufriedenheit und Produktivität sorgen. Gleichzeitig bleibt dadurch aber auch die Identität des Unternehmens bestehen und sein innerer Zusammenhalt gewahrt. Wir haben mit dieser Methode langfristig beste Erfahrungen gemacht.

Homeoffice: Ja! Nein? Vielleicht!? Wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen aus?

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Microsoft 365: Die All-in-one Lösung der Digitalisierung https://www.neuarbeiten.de/blog/microsoft-365/ https://www.neuarbeiten.de/blog/microsoft-365/#respond Fri, 24 Nov 2017 09:44:40 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=25050 Der Software Gigant Microsoft hat auf der Inspire und Ignite 2017 eine Komplettlösung vorgestellt, die Windows 10, Office 365 und die Sicherheitslösung „Mobility und Security“ beinhaltet. Unternehmen soll so der Zugang zu allen nötigen Anwendungen erleichtert werden und vor allem die Verwaltung von Lizenzen wird dadurch vereinfacht, da nun nicht mehr mit verschiedenen Lizenzen verwaltet […]

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Titelbild zum Artikel Microsoft 365 für die Digitalisierung

Der Software Gigant Microsoft hat auf der Inspire und Ignite 2017 eine Komplettlösung vorgestellt, die Windows 10, Office 365 und die Sicherheitslösung „Mobility und Security“ beinhaltet. Unternehmen soll so der Zugang zu allen nötigen Anwendungen erleichtert werden und vor allem die Verwaltung von Lizenzen wird dadurch vereinfacht, da nun nicht mehr mit verschiedenen Lizenzen verwaltet werden müssen, sondern nur noch eine Lizenz für alle Teile der Komplettlösung benötigt wird.

Neues, kreatives Arbeiten im Team

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist es besonders effizient agieren zu können. Zu dieser Effizienz gehört vor allem die Zusammenarbeit der Kollegen. Und genau an dieser Stelle knüpft Microsoft 365 an, sodass jeder „kreativ, sicher und im Team arbeiten kann.“

Um dieses „neue Arbeiten“ zu gewährleisten, stellt Microsoft verschiedene Tools zur Verfügung, die den meisten bereits bekannt sein sollten, und ergänzt diese um weitere Werkzeuge und Funktionen und bündelt sie zu einem Komplettpaket: Microsoft 365. Hier wird noch zwischen zwei Varianten unterschieden, nämlich „Microsoft 365 Enterprise“ und „Microsoft 365 Business“.

Die konkreten Funktionen von Microsoft 365

Die Komplettlösungen sind ein Nachfolger von „Secure Productive Enterprise“ und direkt vergleichbar mit den verschiedenen Office 365 Paketen. Diese werden nun noch erweitert, sodass man pro Lizenz zusätzlich Zugriff auf das sichere Betriebssystem Windows 10 hat und auf Geräteverwaltung und Sicherheitsfeatures zurückgreifen kann.

Windows 10

Windows 10 ist die aktuellste und sicherste Version des allseits bekannten Betriebssystems des Softwareherstellers. Mit den Versionen für Unternehmen (Pro bzw. Enterprise E3 und E5) erhalten Sie nicht nur Zugriff auf bekannte Funktionen wie den Sprachassistenten „Cortana“ oder den Microsoft eigenen Browser „Edge“, sondern auch Werkzeuge für:

  • die Verwaltung und Bereitstellung von Geräten und Apps für neue Kollegen,
  • den Schutz Ihrer Geräte und Daten im Unternehmen und
  • die Analyse und Wartung innerhalb des Unternehmens für Ihren Support.

Office 365

Auch Office 365 ist in den Komplettpaketen enthalten. Es unterstützt Sie bei der direkten Arbeit mit Ihren Daten und Dokumenten und auch bei der Zusammenarbeit im Team. So sind bekannte Anwendungen enthalten wie

  • Microsoft Word und Excel, aber auch
  • die E-Mail Lösung Exchange,
  • der Cloudspeicher OneDrive mit 1TB pro Nutzer,
  • die Kommunikationstools Skype for Business und Teams,
  • und in der Enterprise Variante auch die Intranetlösung SharePoint und das soziale Netzwerk Yammer.

Mitarbeiter an einem Tisch, die am Microsoft Surface mit Office 365 arbeiten.

Geräteverwaltung und Sicherheit

In Microsoft 365 ist neben genannten Teilen auch eine Geräteverwaltung und Sicherheitsfeatures enthalten um den Schutz der Unternehmensdaten zu gewährleisten. Im Business Paket fällt dies natürlich etwas kleiner aus, da das Paket auch nur für maximal 300 Nutzer ausgelegt ist. Dennoch gibt es unter anderem eine zentrale Konsole zur Verwaltung von Nutzern und Geräten, die Verschlüsselung von Daten bzw. Dokumenten und auch den Windows Defender auf jedem Windows 10 Gerät zum Schutz vor Malware, Viren und Spyware.

Was Business und Enterprise unterscheidet

Microsoft 365 Enterprise ist in zwei Varianten erhältlich: E3 und E5. Beide unterscheiden sich nur in wenigen Punkten wie z.B. der Cloud Telefonie. Im E5 Plan sind zusätzlich noch die „PSTN Conferencing“ und „Cloud-PBX“ Optionen enthalten. Ebenso sind im E3 Plan die Applikationen „Power BI Pro“ und „MyAnalytics“ nicht enthalten. Eine genauere Gegenüberstellung beider Pläne finden Sie direkt auf der dazugehörigen Webseite.

Zusätzlich hat Microsoft noch eine Variante für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt: Microsoft 365 Business. Diese ist direkt mit der „Office 365 Business Premium“ Lizenz vergleichbar und wird durch Windows 10 und die Funktionen zur Erhöhung der Sicherheit und für das Management ergänzt. Eine weitere Unterscheidung zum Enterprise Modell ist, dass die Business Variante auf 300 Nutzer limitiert ist.

Security und Datenschutz bei Microsoft 365

Microsoft gibt der Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten einen hohen Stellenwert. Aus diesem Grund werden viele Funktionen zum Schutz von Identitäten, Anwendungen, Daten und Geräten in die All-in-one Lösung integriert. Und das ist in der Zeit von Hackern und Viren auch notwendig. Besonders schützenswerte sind z.B.:

  • Mitarbeiter- und Kundendaten
  • Adressbücher
  • Steuer-, Rechnungs- und Formulardaten
  • Verträge jeglicher Art

Der Softwarehersteller ist mit all seinen Tools sehr gut aufgestellt um Ihre Daten zu schützen. Dateien müssen nicht mehr unsicher per -E-Mail versendet werden, sondern können per Link freigegeben werden. So hat nur derjenige Zugriff auf die Datei, der durch diesen Link authentifiziert ist. Das Zugriffsrecht lässt sich überwachen und zeitlich begrenzen – die volle Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten.

Ihre Geräte können Sie mit Bitlockern verschlüsseln und ebenso Mehrfachauthentifizierungen zum Schutz nutzen.

Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Im Mai 2018 ist die neue Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) für Unternehmen mit Sitz in der EU bindend. Auch hier ist Microsoft bestrebt Sie bei der Einhaltung der Bestimmungen zu unterstützen. Ein Tool, dass Sie dabei unterstützen soll ist der „Compliance Manager“. Dieser fasst alle relevanten Aspekte zur Erfüllung der DSGVO zusammen und hilft Ihnen bei der Risikobewertung.

Ebenso wird die Nachrichtenverschlüsselung innerhalb von Office 365 von Microsoft vorangetrieben. Somit sind nicht nur die Nachrichten innerhalb des Unternehmens verschlüsselt, sondern auch für die externe Kommunikation.

Wann und warum Sie auf Microsoft 365 bauen sollten

Microsoft 365 ist eine Komplettlösung für die Digitalisierung Ihres Unternehmens und genau hier liegt auch der Vorteil für Sie. Sie bekommen alle nötigen Werkzeuge für das moderne Arbeiten aus einer Hand und vermeiden den Aufwand der Verwaltung von vielen verschiedenen Lizenzen. Eine Lizenz für alle Tools.

Besonders die Zusammenarbeit Ihres Teams lässt sich durch die Anwendungen von Office 365 verbessern, wie auch die gesamte interne und externe Kommunikation.

Wenn Sie also Verwaltungsaufwand reduzieren und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern wollen, sollten Sie über einen Wechsel zu Microsoft 365 nachdenken. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Seite.

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Jetzt geht’s los: Richtig telefonieren mit Skype for Business https://www.neuarbeiten.de/blog/office-365-calling-skype-for-business/ https://www.neuarbeiten.de/blog/office-365-calling-skype-for-business/#comments Mon, 13 Nov 2017 09:44:04 +0000 https://www.neuarbeiten.de/?p=24958 Microsoft bietet seit 1. November auch in Deutschland die Möglichkeit des Office 365 Calling Plans (PSTN-Calling) an, ergänzend zu den bisherigen Funktionen der Video-, Audiotelefonie und Konferenzanrufen. Mit der passenden Lizenz können Sie als Nutzer nun wie gewohnt über deutsche Festnetz Rufnummern telefonieren. Microsoft stellt dabei die Rufnummern und die Telekommunikationsanlage. Das steckt hinter dem […]

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Office 365 Calling Titelbild - Hintergrund mit Telefonzellen.

Microsoft bietet seit 1. November auch in Deutschland die Möglichkeit des Office 365 Calling Plans (PSTN-Calling) an, ergänzend zu den bisherigen Funktionen der Video-, Audiotelefonie und Konferenzanrufen. Mit der passenden Lizenz können Sie als Nutzer nun wie gewohnt über deutsche Festnetz Rufnummern telefonieren. Microsoft stellt dabei die Rufnummern und die Telekommunikationsanlage.

Das steckt hinter dem Office 365 Calling Plan

PSTN steht für Public Switched Telephone Network (zu Deutsch einfach „Telefonnetz“) und ist im Grunde genommen das bekannte Kommunikationssystem, welches wir mit unserem Festnetztelefon verwenden. Microsoft nutzt dieses Netz bereits in einigen Ländern für die Nutzer von Skype for Business mit der Funktion „Office 365 Calling“. Die Namensgebung deutet schon auf die zukünftige Integration von Skype for Business in Microsoft Teams hin, die bereits auf der Ignite 2017 angekündigt wurde.

Nun kommt diese Erweiterung auch nach Deutschland.

Mit einer passenden Lizenz können mit Office 365 nun Rufnummern des jeweiligen Landes beantragt werden, die anschließend von Microsoft dem Tenant zugeordnet werden. Der Administrator kann danach die einzelnen Rufnummern an entsprechende Skype for Business Accounts bzw. Office 365 Profile verteilen.

Es ist außerdem möglich bestehende Rufnummern zu Portieren, sodass Ihre Kunden auch gewohnte Nummern wählen können und beispielsweise in ihrem Support-Center ankommen.

Alles eine Frage der Umstellung

Zum aktuellen Zeitpunkt ist die Office 365 Calling Funktion leider noch in der „Preview“ Phase, sodass Ihr Tenant erst auf www.skypepreview.com registriert werden muss. Anschließend muss auf die Freischaltung seitens Microsoft gewartet werden um mit den nächsten Schritten fortfahren zu können. Dies kann unter Umständen einige Wochen dauern, aber Ihre Geduld wird sich auszahlen.

Nachdem der Freischaltung sollten als erstes ein Notfallstandort angelegt werden. Das sollte Ihr echter Firmenstandort (oder auch mehrere Standorte) sein, da die Angaben von Microsoft geprüft werden. Danach können für Sie Rufnummern beantragt werden.

Zu beachten ist, dass zwischen 2 Arten von Nummern unterschieden wird: Subscriber Nummern und Service Nummern. Subscriber Nummern sind direkt für einzelne Benutzer gedacht, also für Sie und Ihre Mitarbeiter, wogegen die Service Nummern für Audiokonferenz, Warteschlangen (Service/Support) und sonstige automatische Vermittlungen gedacht sind.

Nach erfolgreicher Beantragung werden Ihre neuen Rufnummern Ihrem Tenant zugewiesen und Ihr Administrator kann diese im Skype for Business Admin Center einzelnen Office 365 Profilen zuordnen. Nach einigen Stunden sollten Sie und Ihre Mitarbeiter schließlich über die Festnetznummern erreichbar sein.

Darum ist PSTN-Calling für Sie eine gute Alternative

Falls Sie bereits Skype for Business in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, bietet die Ergänzung um Office 365 Calling einen entscheidenden Vorteil für Sie: Sie können auf klassische Telefonapparate im Büro verzichten. Die gesamte Kommunikation, ob intern oder extern, können Sie an einer einzigen Stelle mit nur einer Software vereinheitlichen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Nummern accountgebunden sind. Das heißt, dass Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten können und auch immer unter ihrer Rufnummer zu erreichen sind. Egal von welchem Gerät aus Sie arbeiten, Ihre Nummer ist aktiv und Sie sind unter ein und derselben Nummer erreichbar.

Ein Umstieg auf den Office 365 Calling Plan mag momentan noch etwas umständlich sein, da sich das Ganze noch in der Previewphase befindet. Dennoch finden wir das System sehr interessant, vor allem, dass sich dadurch die gesamte Kommunikation an einer Stelle bündeln lässt und Mitarbeiter flexibel und ortsunabhängig arbeiten können.

Ob und inwiefern das Office 365 Calling für Sie geeignet ist, können wir bei einer gemeinsamen Analyse herausfinden und anschließend ein handfestes Konzept zur Einführung der PSTN-Calling Erweiterung in Ihrem Unternehmen erarbeiten.

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