Microsoft legt ordentlich Tempo vor, was die Einführung und Weiterentwicklung von Anwendungen und Funktionen für das Office 365 Universum angeht. Auch wir vom Neuarbeiten-Team beschäftigen uns regelmäßig mit den aktuellen und angekündigten Neuerungen, um unsere Kunden passend zu ihren Anforderungen und Prozessen beraten zu können.

In den kommenden Wochen geben wir eine Übersicht der zuletzt ausgerollten bzw. kurz bevorstehenden Updates und der aus unserer Sicht relevantesten Entwicklungen für den modernen Arbeitsplatz mit Office 365.

Was sind SharePoint HUB Sites?

Anfang Mai wurde der vollständige weltweite Rollout der SharePoint HUB Sites abgeschlossen. Anders als die zuvor auf die Inhalts-Veröffentlichung ausgerichteten Communication Sites oder auf die Zusammenarbeit ausgerichteten Team Sites, zielen die HUB Sites auf die organisatorische und strukturelle Komponente der Intranet Landschaft.

Damit erweitert Microsoft die Möglichkeiten der Gliederung eines SharePoint Intranets mit eigenen Bordmitteln und bietet ein praktisches Mittel eng verwandte Sites dynamisch zu organisieren, ähnliche Projekte zusammenzuführen, verwandte Assets zu verknüpfen und gemeinsame Aktivitäten präsentieren zu können.

SharePoint Hub Sites

SharePoint HUB Sites stellen dabei für einen Intranetbereich die folgenden Services zur Verfügung:

  • Einheitliche Navigation
  • Zusammenfassung und Aggregation der Aktivitäten und News
  • Suche in den Inhalten der zugeordneten SharePoint Sites
  • Einheitliche Darstellung und Design

Flexible Organisationsentwicklung mit SharePoint HUB Sites

Die eigentliche Power von SharePoint HUB Sites liegt nach unserer Meinung darin, dass es dadurch einfach möglich wird, sich von einer eher statischen hierarchischen Intranet Struktur zu entfernen hin zu einer agilen, sich verändernde Organisation oder bereits viele vorhandene unabhängige Inhaltsbereiche zu ordnen. Ob man das vollständig oder in einer Mischung aus beiden Strukturformen tun möchte, kann man individuell für jedes Unternehmen oder jeden Unternehmensbereich entscheiden.

Da für jede moderne SharePoint Site frei definierbar ist, welcher HUB Site sie zugeordnet werden soll, ist ein organisatorischer Umbau des Intranets mit ein paar Klicks schnell erledigt, wenn z.B. Themen oder Abteilungen in andere Organisations- oder Zuständigkeitsbereiche wechseln.

Wichtiger Punkt hierbei ist aber bei aller Agilität auch, dass man seine Berechtigungsstruktur beherrscht, da diese für die HUB Sites und die zugeordneten SharePoint Sites weiterhin individuell bestehen und definiert werden können. Geschulte Site-Owner sind hier vonnöten und ein wichtiger Verantwortungsträger im jeweiligen lokalen Bereich.

Für die Administratoren wird es bei dieser verteilten Verantwortlichkeit immer schwieriger, den Überblick über eine Vielzahl von Inhaltsbereichen zu behalten und darin zusätzlich noch die Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien zu überwachen. Aus diesem Grund empfehlen wir für große, komplexe Organisationen die professionelle Abbildung und Monitoring von Berichtigungsstrukturen und Sicherheitsvorgaben aller SharePoint Inhalte mithilfe der B-S-S SharePoint Security Solution. So können Sie eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen und sicher sein, dass vertrauliche SharePoint Daten und Dokumente durch die notwendige Sicherheit geschützt sind.

Fazit

Agieren Sie nicht mit der Brechstange und stürzen sich sofort auf das neue Feature. Überlegen Sie in Ruhe, wägen Sie die Chancen ab und beurteilen Sie ihren IST-Stand in der Intranet Struktur um dann zu entscheiden, wo und in welchen Bereichen der Zusammenarbeit die Veränderung mit HUB Sites für ihr Intranet ein Fortschritt ist oder wo sie neue Bereiche im neuen Format entstehen lassen.

Entscheidend, wie bei allen Veränderungen im Zusammenarbeitsbereich, wird nicht die technische Umstellung sein, sondern wie Sie es schaffen, Ihre Nutzer vom Mehrwert in diesem Schritt zu überzeugen, mitzunehmen und bei aufkommenden Fragen zu unterstützen.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie Unterstützung brauchen. Wir helfen Ihnen:

  • Ihre Nutzer und deren Arbeitsweisen zu verstehen
  • Die passenden digitalen Arbeitsräume zu konzipieren
  • Schrittweise umzusetzen und den Fortschritt kontinuierlich zu messen
  • Eingefahrene Arbeitsweisen zu ändern und Ihre Mitarbeiter aktiv zu coachen