Jeder, der sich schon etwas länger mit Datenstrukturen und Informationsarchitektur im SharePoint Umfeld beschäftigt hat, hat es sicher schon einmal verflucht. Die klassische SharePoint Darstellung ist zwar funktional und passt sich in gewissem Rahmen der Listenstruktur und den Spaltenformaten an, ist aber wenig intuitiv und nicht zu großen Feldabhängigkeiten oder Formularlogiken fähig. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zwei Möglichkeiten vorstellen wie Sie einzelnen Szenarien des Inhaltszugriffs gerecht werden können.

Listenformatierung in SharePoint mit PowerApps

Ein erster Fortschritt war hier bereits das Info-Panel, das mit der Einführung der modernen Listenansicht im SharePoint Einzug gehalten hat. Die übersichtliche Darstellung erlaubt eine bessere Bearbeitung der Eigenschaften eines oder mehrerer Listenelemente/Dokumente- sogar in einer mobilen Darstellung…allerdings ist immer noch keine einfache Anpassbarkeit möglich.

(Abbildung modern Listview mit offenem Info Panel)

Als nächsten (logischen) Schritt baut Microsoft die Funktionalitäten genau in diesem Punkt aus mit der Möglichkeit, Listenformulare per PowerApps anzupassen bzw. zu erweitern. Auf diesem Weg kann der Nutzer die …

  • Gestaltung / Ansichten / Formatierung
  • Regeln
  • Datenüberprüfung

…selbst in die Hand nehmen. Aktuell befindet sich dieses Update im Rollout und wird zuerst die First-Release Tenants erreichen.

Wir freuen uns über das schon lange herbeigesehnte Update, das endlich den Eingriff in die Gestaltung und etwas Logik für SharePoint-Listenformulare ermöglicht. Natürlich gehört hier schon einiges an PowerApps-Know How dazu, wobei dessen Aufbau aber nun deutlich einfacher sein sollte als die anderweitige Entwicklung, Rollout und Pflege von Custom-Formularlösungen. Weiterer Bonuspunkt: Sie können das erlangte PowerApps Wissen auch unabhängig von der Formularanpassung von SharePoint Listen für die Digitalisierung Ihrer Prozesse an anderer Stelle im Office 365 Universum weiterverwenden und ausbauen.

Spaltenformatierung in SharePoint

Was für die Gestaltung von SharePoint Listenformularen gilt, gilt auch für die Gestaltung der Spalten innerhalb einer SharePoint Liste. Die Flexibilität und Konfiguration der Spalten bietet alle Möglichkeiten, konfigurativ die gewünschte Informationsarchitektur mit deren Metadaten abzubilden. Bei der Gestaltung allerdings war bisher nur wenig Spielraum, außer man stützte sich auf selbst programmierte Views oder CSS für die Listendarstellung.

Mit der Einführung der „modern View“ gab es auch die Modernisierung für die Listendarstellung in SharePoint.
Damit verbesserte sich nicht nur die Benutzbarkeit und die mobile Darstellung, sondern es wurde auch die Möglichkeit hinzugefügt, jede Spalte mit einem JSON Snippet für die Formatierung der Darstellung zu erweitern. Für einen Entwickler ist es so nur eine Fingerübung, die Darstellung einer Information in einem Listenfeld anzupassen, egal wo in SharePoint und in welcher Liste die Spalte verwendet wird.

Die Möglichkeiten lassen sich hier von der reinen Visualisierung bis hin zur Implementierung von Interaktion (z.B. Start von Flows) beliebig erweitern.

Und Ja… hier verlassen wir den oft von Microsoft zitierten Bereich der No-Code-Solutions…und mir selbst liegt das Schreiben von zeilenweise Code auch wenig. Aber auch hier gibt es Hilfe. Eine einfache App im eigenen Tenant installiert …und auch für die Erstellung des JSON-Snippets kann man schon mit reiner Konfiguration einiges selbst auf die Beine stellen. Hier ist mir der „Column-Formatter“ aufgefallen, der das einfach möglich macht.

Damit lässt sich z.B. auch ein Projektbudget-Status in einer berechneten Listenspalte eines Projektregisters als schickes Kreisdiagramm darstellen. Sehr viel aussagekräftiger als eine sicher richtige, aber einfach nur ausgeschrieben Zahl.

Es ist eine, wie ich finde, sehr coole und einfache Möglichkeit, aus den Daten in SharePoint mehr zu machen und die Nutzer mit einem positiven Erlebnis schon aus Bordmitteln versorgen zu können. Aber auch hier gilt es, das notwendige Fingerspitzengefühl für die Darstellung und die Sinnhaftigkeit der Informationsaufbereitung für den jeweiligen Arbeitsprozess zu wahren. Denn viel hilft hier nicht immer viel.

NEUARBEITEN Extended

20.06.2018 - 9:00 - 18:30