Beweissicherungsarchiv wird bei Office 365 In-Place-Archiv genannt. Dies ist ein für Nutzer unsichtbarer Speicher, welcher Daten unverändert sichert um diese rechtssicher aufbewahren zu können. Diese Form der Archivierung ist sowohl für den Bereich SharePoint als auch für den Bereich Exchange verfügbar.

Wichtig! Die Funktionsweise des Beweissicherungsarchivs unterscheidet sich von der Archivierung aus Gründen von Platzmangel oder Unübersichtlichkeit im Postfach. Denn dabei werden E-Mails aus dem regulären Postfach einfach nur in ein Archivpostfach verschoben, jedoch ohne den Anspruch diese rechtssicher aufzubewahren.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die rechtssichere Archivierung an sich nutzen zu können?

Als Voraussetzung wird eine Office 365 Lizenz ab E3 oder ein SharePoint Online Plan2 benötigt.

Wie richtet man die Archivierung ein?

Ein Aktivieren der Sperre in der gesamten Office 365 Umgebung ist nicht vorgesehen. Da es sich um ein eDiscovery Feature handelt, liegt der Fokus auf definierten Fällen.

eDiscovery

Ein Fall wird unter anderem definiert durch einen zu untersuchenden Zeitraum, SharePoint Seiten und Nutzern. Je Tenant ist es möglich zwei Fälle gleichzeitig aktiv zu haben. In einem Fall werden anschließend Fallspeicher hinterlegt bei denen definiert wird, welche der Quellen gesperrt werden sollen. Durch Filterung mittels Suchen nach Datum, Stichwörtern, Autoren, etc., kann der Fall eingeschränkt werden.

Welche Daten werden gesichert?

Die Archivierung von SharePoint Inhalten wird deshalb als Sperren bezeichnet, weil die Originalversionen der Elemente gesperrt werden. Diese Versionen sind allerdings nur für explizit berechtigte eDiscovery Benutzer einsehbar. Alle anderen Nutzer können die Dateien bearbeiten, löschen und neue hinzufügen, dies hat keine Auswirkungen auf das Original eines Dokumentes. Bei dieser Originaldatei handelt es sich um die ursprüngliche Version eines Dokumentes, ausschließlich diese wird unverändert gespeichert.

Die Sperrung erfolgt auf Websiteebene und umfasst somit alle SharePoint Objekte wie:

  • Geteilte Dokumente
  • Dokumentenbibliotheken
  • Listen
  • Seiten

Zusätzlich zu den reinen Daten ist es möglich einen Audit Log zu sichern, in welchem alle Aktionen von Nutzern in Bezug auf Seiten und deren Inhalte, dokumentiert werden.

E-Book - Falle E-Mail-Archivierung

Wie können archivierte Daten im Bedarfsfall abgerufen werden?

Das bisherige eDiscovery Center in SharePoint wird durch die eDiscovery Kategorie im Security & Compliance Center abgelöst. Hier finden sich alle angelegten Fälle und können durchsucht werden. Dazu muss ein Nutzer Mitglied der Berechtigungsgruppe eDiscovery Manager und explizit diesem Fall zugeordnet sein.
Bei Notwendigkeit einer Untersuchung kann die Suche noch spezialisiert werden und anschließend werden die Suchergebnisse exportiert. Dabei werden sämtliche Exchange Objekte in eine allumfassende oder in separate pst Dateien gespeichert. Diese können anschließend in Outlook importiert werden, um die Inhalte zu sichten und entsprechend weiterzuverarbeiten.

archiv-suchergebnis

Sämtliche SharePoint Inhalte werden in entsprechenden Unterordnern exportiert und liegen somit als Originaldatei vor. Darunter sind dann OneDrive Ordner der gewählten Nutzer zu finden. Die SharePoint Sitecollections sind ebenfalls in den Ordnern organisiert, darin befinden sich alle Webseiten, Dokumente, wie Listen, geteilte Inhalte und Dokumentenbibliotheken.






Bei einem Export werden zusätzlich ausführliche Berichte generiert, unter anderem über sämtliche exportierten Inhalte, sowie übersprungene Elemente.

Das eDiscovery von Office 365 ist eine mächtige und umfassende Methode, um Beweissicherung in einem Unternehmen gezielt zu erreichen. Durch den integrierten Service bekommen keine Nutzer, oder Administratoren Einschränkungen zu spüren, weder in Leistung, Zugriffszeiten, noch müssen teure manuelle Backups erstellt werden.

Wir unterstützen und beraten Sie gern bei der Umsetzung eines beweissicheren Archives für Ihre Office 365 Inhalte.