Titelbild zu den Neuerungen der Ignite 2017 bezüglich des Modern Workplace mit Office 365

Die Ankündigungen der Microsoft Ignite 2017 rund um Office 365 stehen für eine Verbesserung sowie Vereinfachung der Kommunikation, Administration und Datenanalyse in der Cloud-Umgebung. Dazu gibt es vorgefertigte Lösungen, welche out-of-the-box schon für viele Unternehmen und deren Anforderungen nützlich sind. Für einen optimalen Einsatz der zahlreichen Office 365-Funktionen kann man diese jedoch an die eigenen Bedürfnisse anpassen, damit das volle Potenzial der Anwendungen ausgeschöpft wird.

Microsoft Teams wird erweitert

Microsoft Teams wurde dieses Jahr besonders viel Aufmerksamkeit zugewandt, unter anderem durch die angekündigte Integration der bisherigen Skype for Business-Funktionen in die Kollaborationsplattform. Details hierzu werden wir demnächst in einem weiteren Blogartikel veröffentlichen.

Neuerungen bei SharePoint

Auch bezüglich SharePoint Online gibt es einige vielversprechende Neuerungen. Das SharePoint Migration Tool, welches bereits als Beta verfügbar ist, vereinfacht die Umstellung von einem lokalen Intranet oder Fileshare auf die Cloud. Dies geschieht indem die vorhandenen Daten gescannt, überprüft und in ihrer vorhandenen Struktur auf die Online-Umgebung übertragen werden, ohne dass man den Vorgang selbst überwachen muss.

Das Tool zeigt den Fortschritt der Migration an und erstellt Berichte der einzelnen Abschnitte, die man im Detail oder als Zusammenfassung betrachten kann. Der Vorgang kann auch unterbrochen und problemlos zu einem anderen Zeitpunkt fortgesetzt werden, was bei einem manuellen Transfer mit einigen Schwierigkeiten verbunden wäre. Dies macht das SharePoint Migration Tool zu einer sinnvollen und zeitsparenden Anwendung für Unternehmen, die sich für die Cloud entscheiden. Bei einem unserer Workshops zeigen wir Ihnen gerne, wie auch Sie von der Nutzung der Cloud profitieren können.

Schematische Darstellung der Integrität von Team Sites und Communication Sites mit der Hub Site

Weiterhin wurden Communication Site und Hub Site Templates vorgestellt, welche die Strukturierung eines Intranets vereinfachen und diese zugänglicher für Mobilgeräte machen sollen. Durch Hub Sites wird die Navigation und das Erscheinungsbild des Intranet-Portals vereinheitlicht, indem sich Merkmale der obersten Ebene auf die Unterseiten vererben. Diese jedoch in bereits vorhandene, speziell angepasste SharePoint Seiten zu integrieren stellt sich als schwierig da und wird nicht empfohlen.

Mit Forms und PowerApps gegen Schatten-IT

Der Fokus lag ebenfalls auf den Möglichkeiten, mithilfe von Forms und PowerApps in Verbindung mit anderen Office 365 Apps wie Dynamics 365 oder Power BI, eigene Anwendungen zu erstellen, welche dann auf die speziellen Arbeitsanforderungen zugeschnitten sind. Dies ist auch Maßnahme um sogenannter Schatten-IT entgegenzuwirken. Schatten-IT sind Anwendungen oder Vorgänge in einem Unternehmen, welche nicht von der IT-Abteilung bereitgestellt werden und ohne das Wissen dieser benutzt werden. Durch die eigene, kontrollierte App-Erstellung in der Office 365-Umgebung, ist man nicht mehr von externen Anwendungen abhängig und die IT-Abteilung hat einen besseren Überblick in der firmeneigenen Infrastruktur.

Neue Funktionen für den Planner

Weiterhin wurden neue Funktionen des Microsoft Planners vorgestellt. Man soll in Zukunft Aufgaben mit ausgewählten Parametern kopieren und Email-Erinnerungen einstellen können. Zudem wird eine Planner-Übersicht auf einer SharePoint Teamseite möglich sein, die es Mitarbeitern ermöglicht zu sehen mit welchen Aufgaben ihre Kollegen beschäftigt sind. Langfristig wird es auch möglich sein externen Personen Zugriff auf bestimmte Pläne zu geben um so die Zusammenarbeit in Projekten mit anderen Firmen zu fördern.

Dynamics 365 Funktionen für das Personalmanagement

Interessant für Mitarbeiter im Personalmanagement sind die neuen Dynamics 365 Funktionen und Integration des seit Dezember 2016 unter Microsoft existierenden Berufsnetzwerkes LinkedIn. Durch die modularen Apps Dynamics 365 for Talent: Attract und Dynamics 365 for Talent: Onboard wird zunächst die Suche nach geeigneten Bewerben unterstützt und auch der Onboarding-Prozess durch personalisierte Maßnahmen vereinfacht.

OneDrive bekommt auch Verbesserungen

Auch OneDrive ist nicht leer ausgegangen: Benutzer Microsofts Filehosting-Dienstes können sich über einige Verbesserungen freuen. Die Files-on-demand Funktion wurde um die Möglichkeit erweitert eine Vorschau von Dateien zu zeigen, zu denen man keine entsprechende Anwendung installiert hat. Über 270 Datentypen werden mit dieser Funktion unterstützt, außerdem kann man im OneDrive Zip-Dateien einsehen ohne sie zu entpacken.

Das Teilen von Dateien und Ordnern mit firmenexternen Personen soll durch zeitlich begrenzte Verifizierungs-Codes ermöglicht werden. Für international aufgestellte Benutzer sind die neuen Multi-Geo Möglichkeiten von besonderem Interesse. Dies bedeutet, dass nun die Möglichkeit besteht unter einem Office 365 Tenant Dateien in verschiedenen, auf der Erde verteilten, Datenzentren zu speichern anstatt nur in einem wie bisher.

Auch neu: Bing for Business

Eine weitere Funktion, die bald in Office 365 verfügbar sein soll, ist Bing for Business. Die Suchmaschine kombiniert Daten aus dem Internet und Intranet um firmen- und personenrelevante Daten zu finden. Basierend auf dem Microsoft Graph und maschinellem Lernen soll die Anzahl der benötigten Suchen in verschiedenen Umgebungen reduziert werden, indem alle Informationen an einer Stelle gefunden werden können.

Die Suche ist vom öffentlichem Bing-Traffic abgegrenzt, man sieht also keine Werbung und die Suchen können nicht von Werbetreibenden eingesehen werden. Momentan kann man zur einer privaten Preview-Nutzung eingeladen werden und ab 2018 soll Bing for Business für alle Office 365-Abonnenten verfügbar sein.

Ist jede Neuerung auch sinnvoll?

Durch diese Neuerungen kommen natürlich auch neue Herausforderungen auf die Benutzer und IT-Admins zu. Man muss richtig entscheiden, welche Kommunikationswege sinnvoll sind und wie man sie optimal nutzt, auch wenn das heißt auf manche Funktionen zu verzichten, die zwar in der Theorie nützlich sind aber im speziellen Arbeitsumfeld Vorgänge eher verkomplizieren oder undurchsichtig machen. Genau diese Möglichkeiten passen wir in unseren Neuarbeiten-Projekten auf die Prozesse und die Kultur im Unternehmen an um eine optimale digitale Kollaboration zu gewährleisten.