Oft denken wir bei Digitalisierung an Prozesse. Prozesse, welche Arbeitsschritte automatisieren und Prozessketten effizienter gestalten. Doch es gibt etwas, was einem Unternehmen einen mindestens ebenso großen Vorteil bieten kann.

Die Digitalisierung der unternehmensinternen Kommunikation und Zusammenarbeit

Es geht um schnelle Kommunikation, Verfügbarkeit von Wissen und Auffindbares Wissen. Was sich so trivial anhört ist in der Praxis sehr schwierig. Wir kommunizieren auf unterschiedlichsten Kanälen. Mitunter haben einzelne Abteilungen eigene Präferenzen und Kommunikationskanäle. Nicht alle Informationen sind für alle, aber es wird nicht selektiert, es wird alles verschlossen. So entstehen Wissensansammlungen an unterschiedlichsten stellen und wenn wir das Wissen benötigen, dann finden wir es zumeist gar nicht und suchen eine/n Kollegen/in, die helfen kann (und will).

Die Schwierigkeiten des Wissensfindens liegen dabei nicht nur in den unterschiedlichen Ablageorten, sondern auch in unterschiedlichen Dateinamen, inkl. Versionierung-Zusätzen (v12, v13, final, final v1 usw.) bei denen wir gar nicht mehr nachvollziehen können was sich geändert hat, und vor allem welche die aktuelle Version ist und verwendet werden darf.

All das führt zu Verunsicherung und dazu, dass wir unsere Zeit mit persönlicher Recherche oder gar der Bearbeitung längst gelöster Themen verwenden.

Wie kann die Arbeitszeit besser und sinnvoller verwendet werden?

Zunächst einmal können in der Zeit wichtige, weitere Aufgaben gelöst und bearbeitet werden. Weiterhin kann diese Zeit für Kreativität und Innovationen genutzt werden. Statt ein gleiches Problem wieder und wieder lösen zu müssen, sollte doch die Lösung weiterentwickelt werden.Deutsche Social Collaboration Studie 2018

Was wir von Neuarbeiten schon immer gefühlt und wahrgenommen haben, hat die aktuelle Deutsche Social Collaboration Studie 2018 in Zahlen gefasst.

Mit dem digitalen Reifegrad steigt die Innovationsfähigkeit und Effizienz eines Unternehmens bis zu ca. 30%. Warum ist das so? Zum einen durch die klar definierten Kommunikationsstrukturen und individuell verwendeten Kommunikations-Tools welche sich an den übersendeten Informationen orientieren, z.B. Chat; Videotelefonie, Mail, Projekträume usw. Wir arbeiten gemeinsam in nur einem Dokument, welches sich automatisch versioniert, es gibt nur einen dokumentierten Wissensstand und vorkonfigurierte Zugriffsrechte für Ablageorte, Projekträume usw.

Hierdurch wird im Ergebnis das Metawissen der Mitarbeiter gefördert. Durch soziale Kommunikationskanäle bekommen die Mitarbeiter mehr vom Geschehen mit, insbesondere Informationen, welche ihre eigene Arbeit beeinflussen können.

Das persönliche Netzwerk der Mitarbeiter erweitert sich gem. der Deutschen Social Collaboration Studie 2018 um bis zu 74%. Das fördert Wissen, Verständnis und Innovationen, da diese sehr zielgerichtet und wirksam für das Unternehmen entstehen. Die Identifikation mit dem Unternehmen wird nebenbei positiv gestärkt.

Die Digitalisierung der internen Kommunikation bedeutet also sich Innovativ und zukunftssicher aufzustellen, in das eigene Geschäftsmodell zu investieren. „Neuarbeiten“ bedeutet dieses Potential im Unternehmen aufzuzeigen und gemeinsam und unternehmensindividuell zu implementieren und zu unterstützen. Alles, was Sie dafür brauchen, ist eine auf Ihre Ziele zugeschnittene Digitalstrategie. Und natürlich richtig gute Werkzeuge. Mit den etablierten Produktlösungen aus Office 365 und der Unterstützung Ihrer individuellen Strategie, profitiert jeder Einzelne und somit in Summe vor allem das gesamte Unternehmen.