HR im digitalen Transformationsprozess

In vielen mittelständischen Unternehmen ist es gerade der Bereich des HR Managements (Personalmanagements), der über die am wenigsten transparenten, standardisierten und optimierten Prozesse – sowohl nach intern als auch nach extern – verfügt. Das kann man beispielsweise als Bewerber, der wochen- oder monatelang auf eine Antwort auf sein Bewerbungsschreiben wartet, am besten nachvollziehen.

Häufig fehlt auch eine Verknüpfung von Prozessen, Daten und Informationen in andere Bereiche des Unternehmens. Viele Daten und Informationen gehen von HR an die einzelnen Bereiche, aber nicht alle dorthin zurück.

Die systematische Nutzung von internen Daten – z.B. für die Personaleinsatzplanung, für Qualifizierungen und Entwicklungen – ist bisher weitgehend suboptimal.

Hier bietet die Digitalisierung die Chance, organisch gewachsene und eher intuitive Prozesse und Prozessketten anzupassen und zu optimieren.

Gleichzeitig muss es der Anspruch sein, sog. „weiche“ Faktoren sicht- und erlebbar zu machen, die dann wiederum ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitgebermarke sind. So sollte ein Bewerber zeitnah eine persönliche und individuelle Antwort und Erklärung auf seine Bewerbung statt eines vielfach verschickten Standardtextes erhalten. 

Digitalisierung und Personaleinsatzplanung

Wie sieht gegenwärtig die gewöhnliche Personaleinsatzplanung in Unternehmen, insbesondere in Unternehmen mit einem regelmäßigen Schichtbetrieb, aus? Ein für die Personaleinsatz- und Schichtplanung verantwortlicher Mitarbeiter erstellt und pflegt eine Excel-Tabelle oder eine anderweitige Datenbank. Oder es werden verschiedenfarbige Papier- oder Magnetkärtchen an eine Pinnwand gesteckt…

PersonaleinsatzplanungQuelle: Mészáros Tamás / Index.hu

Oft sind diese self-made-„Lösungen“ so geschaffen, dass nur dieser eine Mitarbeiter sie tatsächlich voll versteht und Änderungen vornehmen kann. Dies ist noch gravierender, wenn an einer solchen Personaleinsatzplanung eine konkrete Fertigungsplanung hängt.

In dieser Planung finden Faktoren. wie ein regelmäßiger Wechsel der Schicht, Freizeit, Urlaub, Krankheit und gewisse persönliche Konstellationen, gewohnheitsmäßig und intuitiv Berücksichtigung. Weitere wichtige Faktoren wie beispielsweise besondere Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter, persönlich vereinbarte Lern- und Entwicklungsziele oder familiäre Rahmenbedingungen finden dabei aber kaum Berücksichtigung.

Die Digitalisierung der Personaleinsatzplanung, gerade in Unternehmen mit vielen und dezentral arbeitenden Mitarbeitern, ermöglicht eine Berücksichtigung vieler, auch sog. weicher Faktoren, wie z.B. die Wunscharbeitszeiten von Mitarbeitern. Die nachhaltige Reduzierung von Fehlzeiten ist dabei nur ein Ergebnis.

Ziel sollte sein, jeden Mitarbeiter dauerhaft seinen Fähigkeiten, Talenten und Wünschen entsprechend einzusetzen. 

Digitalisierung und Kompetenzentwicklung

Um Mitarbeiter entsprechend ihren individuellen Kompetenzen und Talenten einsetzen zu können, müssen diese zunächst bekannt und transparent sein.

Hier braucht es die systematische Verknüpfung und den permanenten Abgleich von Anforderungen an Aufgaben und Tätigkeiten einerseits und die dafür erforderlichen Wissens- und Handlungskompetenzen andererseits. Und das sowohl für jede einzelne Tätigkeit, für Tätigkeitsbereiche oder -gruppen im Unternehmen als auch für jeden einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeitergruppen.

Idealerweise erfolgt der Kompetenzerwerb und die Kompetenzentwicklung in immer anspruchsvoller und komplexer werdenden Aufgaben des Tages- und Projektgeschäftes. Ergänzt werden kann diese dann durch systematische Qualifizierungsmaßnahmen.

Die digitale Darstellung, Verarbeitung und Bewertung des Status quo der gesamten Unternehmenskompetenzen und deren Veränderung im Laufe der Zeit ist ein unbedingtes Muss auf dem Weg zu einem zukunftsfähigen Unternehmen. 

Digitalisierung und Wissensmanagement

Ein unternehmensspezifisches Wissensmanagement, das diese Bezeichnung tatsächlich verdient, ist ohne eine komplexe Digitalisierungslösung undenkbar.

Es geht hierbei um die Darstellung, Bearbeitung und Anwendung sowohl individuellen als auch situationsspezifischen Wissens in unterschiedlichsten Konstellationen, auf das Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner jederzeit zugreifen können. Da die Sammlung und Niederschrift des Wissens und der Erfahrungen immens lange dauern und das eigentliche Tagesgeschäft behindern würde, sind digitale Lösungen gefragt, die vorhandenes und gerade neu erworbenes Wissen quasi „nebenbei“ speichern und verarbeiten. Das können beispielsweise sprachgesteuerte Anwendungen sein, die Informationen und Wissen in verbalisierter Form aufnehmen, verarbeiten und ausgeben.

Darüber hinaus geht es auch um die Verarbeitung und Vernetzung von Wissen über das einzelne Unternehmen und über einzelne Anwendungen hinaus, im eigentlichen Sinne also die Globalisierung von Wissen und dessen Anwendung.

Gestaltungsspielräume für die Mitarbeiter durch Digitalisierung schaffen

Der Prozess der Digitalisierung hat in vielen Unternehmen bereits begonnen. Die Mitarbeiter sind daher, je nach Branche und Unternehmen, mit sich ständig ändernden Arbeitsbedingungen und Anforderungen etwas vertraut. Dennoch sind sie in Änderungs- und Optimierungsprozesse oft nicht ausreichend eingebunden. Nicht selten erfolgt lediglich eine technisch orientierte Einführung oder Schulung in neue Anwendungen oder Programme. Den Mitarbeitern wird aber nicht verständlich vermittelt, welchen Sinn, Nutzen und Implikationen neue Anwendungen und Prozesse haben. Dafür fehlt die Zeit oder das entsprechende methodische Wissen. Das beeinträchtigt die Akzeptanz dieser Anwendungen und Prozesse durch die Mitarbeiter und die eigentlichen Ziele der Verbesserungen werden nicht erreicht. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter bereits in die Ideen- und Konzeptionsphase eingebunden werden. Denn die Mitarbeiter haben aufgrund ihrer Erfahrungen mit den bestehenden Anwendungen und Prozessen meist konkrete Vorstellungen und Ideen für spezielle Optimierungslösungen. Außerdem ist es motivations- und akzeptanzförderlich, wenn Ideen und Vorschläge von Mitarbeitern gehört und umgesetzt werden. Das mag banal klingen, ist aber leider in vielen Unternehmen (noch) nicht üblich.

Dazu brauchen die Mitarbeiter sowohl zeitliche und mentale Freiräume. Es geht hierbei um Themen wie Unternehmenskultur, Führung, Vertrauen, Kommunikation, Kreativität, Innovation, Lernförderlichkeit etc., die alle in komplexen Digitalisierungsprojekten Beachtung finden sollten.

Annagret WolfAnnegret Wolf (geb. 1973), Dipl.-Psych., ist seit 2010 als freiberufliche Unternehmensberaterin und Interimsmanagerin mit den fachlichen Schwerpunkten Human Resources- und Change Management tätig. Sie ist überwiegend für regionale Unternehmen des Mittelstandes aktiv und verfügt über langjährige und branchenübergreifende Erfahrungen.

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